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Violações de dados e ataques cibernéticos são ameaças cada vez mais frequentes nos negócios, mas o trabalho flexível oferece vantagens surpreendentes para manter os dados seguros durante transferências
Sua empresa já foi colocada em risco devido a violações de dados? Se a resposta é não, então você tem sorte. Considerando que mais de 50% dos negócios dos EUA sofreram ataques cibernéticos no ano passado, para muitos a violação é uma questão de quando ocorrerá e não se ocorrerá.
No primeiro semestre de 2017, praticamente dois bilhões de registros foram perdidos ou roubados em violações de dados, um aumento de 164% em relação ao mesmo período anterior(1). E, de acordo com a startup de tecnologia Dashlane, esses números poderiam ser ainda maiores. “Praticamente 60% das violações totais incluem um número desconhecido ou não comunicado de registros colocados em risco”, diz o gerente de marketing de crescimento da empresa Eitan Katz.
Violações de dados podem envolver informações financeiras, como detalhes bancários ou de cartão de crédito, informações sobre saúde pessoal, informações pessoalmente identificáveis, segredos comerciais de corporações ou propriedade intelectual. A maioria das violações de dados envolvem dados não estruturados superexpostos ou vulneráveis, como arquivos, documentos ou informações confidenciais.
As repercussões financeiras de uma violação de dados podem ser astronômicas. A pesquisa mais recente do Ponemon Institute “Cost of Data Breach”(2) (O custo da violação de dados) indica que o custo médio global das violações de dados é de US$ 3,62 milhões. O custo médio para cada registro perdido ou roubado contendo informações confidenciais é de US$ 141.
Ainda assim, muitas empresas simplesmente não estão preparadas para lidar com isso. Um relatório que pesquisou mais de 4.100 empresas(3) descobriu que sete de cada dez não estavam preparadas para um ataque cibernético ou violação de dados. Somente 26% dos profissionais de TI do Reino Unido acreditam que têm a experiência adequada na segurança de nuvem.
Então o que as empresas podem fazer para manter seus dados seguros e protegidos? James Mitchell, Chefe de Soluções Empresariais da Regus, tem uma recomendação que pode surpreender: use espaços de escritório compartilhados. “Pode parecer contraintuitivo, mas se você quiser manter os dados de sua empresa seguros e protegidos, o espaço de escritório compartilhado é um bom lugar para isso”, diz.
Segurança desde o início
Que medidas foram colocadas em prática para garantir que um espaço de escritório flexível seja o lugar mais seguro para seus dados? “Integramos a segurança a todos os nossos designs. Trata-se de algo essencial a ser considerado desde o início. Fazemos isso com tudo, desde os elementos da infraestrutura da rede de dados, até nossos aplicativos empresariais, para garantir que todos estão seguros e protegidos”, explica James. “Usamos apenas a tecnologia líder e trabalhamos com parceiros especialistas para nos ajudar a fazer isso direito. Mas a segurança que não é testada é o mesmo que a segurança que não existe. Por isso, contratamos auditores externos para verificar a conformidade e realizar testes de segurança anônimos de forma regular para provar que as etapas que seguimos estão funcionando.”
Embora seja de se esperar que o espaço de escritório flexível seja menos seguro porque as instalações são compartilhadas, o oposto também pode ser verdade. “Na Regus, temos muito cuidado ao segregar todas as conexões de nossos clientes”, diz James. “Usamos firewalls de rede para criar redes virtuais privadas. Essas redes garantem que as pessoas não possam invadir e acessar as redes de outros clientes. Os dados de cada pessoa ficam isolados uns dos outros.”
James Mitchell, Chefe de Soluções Empresariais da Regus
Conheça suas políticas de privacidade
Com a GDPR em vigor desde maio de 2018, também é importante atender às regras rígidas da regulamentação, sob pena de danos significativos às finanças e à reputação da empresa.
Isso é especialmente importante para as empresas que usam espaços de escritório flexíveis. Afinal, você não quer deixar informações confidenciais do cliente na impressora compartilhada nem deixar sua lista de clientes cair nas mãos erradas. “Quando se trata de dados do cliente, a Regus não se prende a nada que não seja necessário”, diz James. “Por exemplo, nossas impressoras e fotocopiadoras estão configuradas para excluir automaticamente os trabalhos impressos assim que você termina, assim, seus documentos confidenciais não são armazenados na impressora.”
A Regus, assim como outras empresas, alterou sua política de retenção de dados após a GDPR. “Foi necessário muito trabalho para garantir que atendêssemos às exigências jurídicas na Europa, mas acreditamos que colocar os princípios das diretrizes da GDPR em prática ajudará a oferecer ótima proteção para todos os nossos clientes em todo o mundo”, explica James.
Não se esqueça da segurança física
Uma das maiores preocupações em relação à segurança de dados e ao espaço de escritório compartilhado pode ser uma tecnologia inferior a algumas das questões delineadas acima. Em um experimento independente conduzido pela 3M e pelo Visual Privacy Advisory Council, um especialista em segurança disfarçado de hacker obteve acesso a informações confidenciais apenas olhando para as telas das pessoas em 88% das tentativas(4).
Para se proteger contra isso, a Regus está implementando novos bloqueios eletrônicos em todos os novos centros como padrão. Antes, as equipes dos centros alteravam fisicamente os bloqueios no escritório quando um cliente se mudava, mas agora os clientes podem acessar seus escritórios e salas de reunião usando smartphones. “Bloqueios eletrônicos são uma maneira melhor de controlar o que era um processo muito manual”, diz James.
“Isso não só dá aos clientes controle sobre seus próprios espaços, mas também acompanha cada uso da sala e apresenta um registro de evento para cada escritório disponível ao cliente via aplicativo”, comenta James. “Se alguém abrir a sala ou tentar violá-la, tudo será registrado.”
O hardware que auxilia nesse processo já foi instalado em 280 centros, representando um total de quase 15.000 bloqueios controlados por telefone. Até cinco centros por semana estão sendo adequados ou readequados à tecnologia.
“Queremos que nossos clientes sintam que a Regus oferece um espaço de trabalho mais seguro do que eles seriam capazes de oferecer para si mesmos”, diz James. “Alguns anos atrás, um cliente perguntou se poderia colocar uma grade de metal cercando um de seus escritórios. Com tudo o que podemos fazer agora, acho que eles se sentirão mais à vontade.”
Fontes:
(1) https://blog.dashlane.com/data-breach-statistics-2018-forecast-everything-you-need-to-know/
(2) https://www.ibm.com/security/data-breach
(3) https://www.hiscox.com/cybersecurity
(4) https://www.3m.co.uk/3M/en_GB/privacy-protection-UK/visual-privacy-issues/visual-hacking-experiment/
